Contoh Surat Rasmi dan Format Yang Betul
Surat rasmi digunakan untuk berurusan dengan syarikat lain, agensi kerajaan, bank dan pelanggan. Format yang betul membuat surat anda nampak profesional dan mudah difahami. Di bawah ada contoh lengkap dan template Word percuma.
Format Surat Rasmi (Susunan Dari Atas ke Bawah)
- Alamat pengirim / letterhead: nama syarikat, nombor pendaftaran SSM, alamat, telefon dan emel. Bagi syarikat, ini biasanya dalam bentuk letterhead.
- Rujukan dan tarikh di sebelah kanan.
- Alamat penerima: nama, jawatan, organisasi dan alamat.
- Panggilan hormat: "Tuan/Puan," atau "Tuan," / "Puan,".
- Perkara (tajuk): ringkas, huruf besar, bergaris atau tebal.
- Isi surat: perenggan bernombor, satu idea setiap perenggan.
- Penutup: "Sekian, terima kasih." diikuti "Yang benar,".
- Tandatangan: nama penuh, jawatan, nama syarikat, dan cop syarikat.
Contoh Surat Rasmi
[No. Pendaftaran SSM]
[Alamat Syarikat]
[No. Telefon] | [Emel]
Tarikh: [1 November 2026]
[Jawatan]
[Nama Organisasi]
[Alamat Penerima]
Tuan/Puan,
PERKARA: [TAJUK SURAT DALAM HURUF BESAR]
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
- Untuk makluman tuan/puan, [nyatakan tujuan surat dengan jelas dan ringkas].
- [Huraikan butiran penting, contohnya tarikh, jumlah, atau tindakan yang diminta].
- Sehubungan itu, kami berharap pihak tuan/puan dapat [nyatakan tindakan yang diharapkan] sebelum [tarikh].
Kerjasama dan perhatian pihak tuan/puan amat kami hargai.
Sekian, terima kasih.
[Tandatangan & Cop Syarikat]
[NAMA PENUH]
[Jawatan]
[Nama Syarikat]
Tips Menulis Surat Rasmi
- Gunakan bahasa yang sopan dan ringkas. Elakkan singkatan seperti "utk" atau "yg".
- Satu surat untuk satu perkara. Jika ada beberapa perkara, hantar surat berasingan.
- Letakkan nombor rujukan supaya mudah dijejak bila penerima membalas.
- Tandatangan dan cop syarikat menambah kesahihan, terutamanya untuk bank dan agensi.
Contoh surat lain: surat sokongan, surat pengesahan majikan, surat tawaran kerja, surat berhenti kerja.
Soalan Lazim
Apa beza surat rasmi dan surat tidak rasmi?
Surat rasmi mempunyai format tetap (alamat, rujukan, tarikh, perkara, penutup dan tandatangan) dan digunakan untuk urusan rasmi. Surat tidak rasmi lebih santai, contohnya surat kepada keluarga atau kawan.
Perlu ke cop syarikat pada surat rasmi?
Tiada peraturan umum yang mewajibkan cop, tetapi banyak organisasi, bank dan agensi mengharapkan surat syarikat ditandatangan dan dicop.
"Yang benar" atau "Yang ikhlas"?
"Yang benar" ialah penutup paling biasa dalam surat rasmi Bahasa Melayu. "Yang ikhlas" lebih sesuai untuk surat tidak rasmi.
Boleh ke hantar surat rasmi melalui emel?
Boleh. Simpan surat dalam format PDF dengan letterhead, tandatangan dan cop, kemudian lampirkan pada emel.